Após anos usando o site Remember The Milk (RTM), um simples organizador de tarefas, percebi que com o tempo novas tarefas, não planejadas, atrapalhavam na organização. Para manter tudo em ordem é preciso reorganizar sempre as listas e seguir algumas dicas e regras para não se atrapalhar.
Vou descrever de maneira práticas quais são os passos para trabalhar com essa fantástica ferramenta:
Para organizar o RTM:
- Filtrar caixa de entrada: Similar a emails não lidos, a caixa de entrada de tarefas fica acumulando tarefas, sempre é bom colocar cada tarefa na sua lista.
- Rever listas: revisão completa e detalhada de cada lista, mover para lixeira e arquiva tarefas, mesclar ou dividir, alterar prioridades, tem tarefa que é nota e vice-versa, etc.
- Taguear: colocar tags nas tarefas, para relacioná-las.
- Planejar cada tarefa para os próximos 15 dias e colocar a data de entrega. Utilizar metodologia SCRUM e imprimir gráficos burndown.
Regras para novas tarefas
Na hora de escrever novas tarefas, para não bagunçar as listas, uso algumas regras simples e eficiente:
- As tarefas novas tem prioridade 0, porque as tarefas com prioridade definida fazem parte do cronograma de tarefas, que foram planejadas para serem feitas.
- Nomes descritivos: Tarefas precisam de bons nomes, assim poupa-se tempo futuramente tentando advinhar o que seria tal tarefa.
- Nota “Como fazer”: se outras pessoas vão participar escreva uma nota Como fazer, para que outras pessoas consigam resolver a tarefa sem precisar falar com o criador, até mesmo você vai se surpreender como pensar no que vai fazer, antes de fazer, economiza um tempo danado.
- Se é urgente e não planejada deve se escrever a tarefa em CAIXA ALTA e dar prioridade 1, recurso que deve ser usado com moderação, o ideal é não perder tempo com tarefas não planejadas e seguir o cronograma.
Dicas gerais
- Faça backups regularmente de sua lista de tarefas, nunca se sabe né, esteja preparado para o pior.
- Crie uma lista chamada Lixeira e mova todas as tarefas que iria deletar para lá, assim você não perde nenhuma informação.
- Não tenha muitas tarefas, agrupe e elime sempre que puder, senão vira uma bagunça e no final você perde a função controle. Sempre me pego navegando pelo RTM completando tarefas que havia esquecido, que estavam jogadas lá dentro.
